Jak najlepiej niszczyć dokumentację kadrową?

Rate this post

W każdej firmie są dokumenty, które zawierają dane osobowe. Zgodnie z obowiązującymi w naszym kraju przepisami dane osobowe są ściśle chronione, więc jeśli jest taka potrzeba, trzeba je zniszczyć w określony sposób. Jak niszczy się dokumenty? Czym jest system bezpiecznych pojemników?

Jakie dokumenty kadrowe można zniszczyć? Czym jest system bezpiecznych pojemników?

Obowiązek archiwizacji dokumentów dotyczy akt finansowo-księgowych, czyli faktur, raportów z inwentaryzacji, ksiąg przychodów i rozchodów i sprawozdań finansowych oraz akt pracowniczych. Dokumenty te, zgodnie ze starymi przepisami trzeba było przechowywać przez co najmniej 50 lat, a obecnie okres ten wynosi 10 lat. Są to rozwiązania bardzo korzystne dla przedsiębiorców, gdyż skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych zmniejszy koszty związane z pozapłacowymi obowiązkami wobec pracowników. Podstawowym celem długookresowego przechowywania dokumentów jest ich wykorzystanie w sporach między pracownikiem a pracodawcą oraz do potwierdzenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia po wystąpieniu z wnioskiem o ustalenie emerytury, renty lub świadczenia przedemerytalnego. W przypadku gdy z obowiązujących przepisów prawa nie wynika przez jaki okres czasu pracodawca powinien archiwizować dokumenty należy pamiętać, iż roszczenia pracowników ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od kiedy stały się wymagalne. Zniszczyć trzeba dokumenty rekrutacyjne, które nie będą wykorzystywane w kolejnej rekrutacji. Zniszczenie musi być nieodwołalne, co oznacza, że nie wolno nam dokumentu podrzeć, gdyż istnieje wtedy obawa, ze ktoś mógłby go skleić i w ten sposób zyskać dostęp do poufnych danych kandydatów. Musimy zakupić profesjonalny sprzęt do niszczenia lub zlecić to firmie zewnętrznej, a można wybrać system bezpiecznych pojemników, który opiera się wymiennych, aluminiowych pojemnikach, do których pakuje się dokumenty, które trzeba zniszczyć. Umożliwia to zabezpieczenie wrażliwej dokumentacji od momentu jej zbiórki, poprzez transport, a skończywszy na jej bezpiecznej utylizacji.

Jak działa system bezpiecznych pojemników?

Po zamówieniu usługi niszczenia klienci otrzymują bezpieczne pojemniki na dokumenty lub inne nośniki informacji o pojemności od 50 do 600 l. W zależności od tego, ile dokumentów trzeba zniszczyć, odbywa się jednorazowa lub cykliczna wymiana pojemników. Pełne pojemniki zostają w protokolarny sposób odebrane z siedziby klienta i przetransportowane samochodem ciężarowym wyposażonym w system nawigacji satelitarnej GPS do instalacji niszczącej. Niszczenie zawartości pojemników odbywa się w zabezpieczonym i strzeżonym obiekcie przez doświadczony personel, a po zakończonym procesie niszczenia w systemie bezpiecznych pojemników klient otrzyma pisemne poświadczenie zniszczenia.

Niszczenie dokumentacji kadrowej to obowiązek, który spoczywa na właścicielu firmy. Jeśli nie mamy odpowiednich warunków do niszczenia dokumentów, skorzystajmy z systemu bezpiecznych pojemników.